ダイレクトメール発送代行・封入・宛名印字・折り加工のキタガワ商会、スタッフのMです。

キタガワ商会では、書類データのスキャニング業務も行っています。
自社で保管されている大量の文書。
膨大な量の中から的確な情報を得るのは大変な作業となります。

書類のデータ化で管理がしやすく、探す時間もカット！

今回は、「書類データのスキャニングで業務改善！安心管理でメリットいっぱい」を紹介します。

書類の保管で悩んでませんか？

契約関係からちょっとしたマニュアルまできちんと情報を残すことは業務上大切なことです。
でも全て書面で管理をしていた場合、必要になったときに探すのは骨が折れるものです。
こうした作業が電子化されていた場合、書面で探すのと比較して1/10まで時間を短縮できると言われています。

メリット1

書類を電子化する最大のメリットは、検索のしやすさです。
パスコンの検索機能を上手につかうことで、探していた時間を大幅に短縮できます。

●PDF化したデータを自社サーバーで管理し、エクセルなどでフォルダの管理をする
●PDF化したデータをクラウドで管理して、外出時も確認できるようにする
●PDFにするとデータ自体が軽くなるので管理もしやすい

探す時間を短縮することでグッと業務がしやすくなるのです。
管理を含め、ルール化をして業務を効率化していきましょう！

メリット2

検索時間の短縮は、コスト削減につながります。
一つの資料を探すのに3時間かかっているとします。
データですとながくても20分ほどで探すことが可能です。

空いた時間で他の業務にあてることが可能です。
その空き時間に他の戦略を立てて、新しい業務の開拓ができるかもしれないのです。

また、資料を管理する人の人件費を節約することもOK。
時間の節約はコストカットにとても有利なのです。

メリット3

書面をデータ化することで、より安全に保管ができるようになるのです。

現在、IT関係のセキュリティは日々向上していると言われています。
自社サーバーで管理の場合、強力なセキュリティがあるため安全にデータは保管されているのです。
またクラウドでの管理の場合も2重のセキュリティがあるため、他からのアタックがあったとしても安全に保管されているのです。

書面の場合、うっかり破棄してしまうことや盗難にあうことも考えられます。
その場合、大切な情報が漏れてしまうこともあるのです。
データ保管の場合、きちんとバックアップがあれば復元はいつでも可能です。

まずはご相談ください！

キタガワ商会では、データのスキャニングで貴社をサポートいたします。
スキャニングしたデータは1か月間保存しています。
その後は秘密保持契約の元破棄いたしますのでご注意ください。

以上、「書類データのスキャニングで業務改善！安心管理でメリットいっぱい」でした。