ダイレクトメール発送代行・封入・宛名印字・折り加工のキタガワ商会、スタッフのMです。

メルマガに比べ、開封率や行動喚起率の高いDMですが、発送するまでに手間やコストがかかるのも事実です。
「DM発送にかかるコストを削減するため、外注せずに自社で対応しよう」という事業者の方もいらっしゃるかと思います。

今回は、「封入・封緘作業のコツと効率化の秘訣」というテーマでお伝えします。

DMの封入・封緘作業に必要なこと

封入・封緘作業を行う際は、以下の準備が必要です。

【準備するもの】
・封筒
・封入物
・封緘に使用するノリ、テープ
・宛名ラベル

【必要な作業】
・封入物を封筒に入るサイズに折る
・封入物を一部ずつピッキングする
・封入物を封筒に入れる
・ノリやテープで封緘する

封入・封緘作業を効率的に行うには

・作業を各工程ごとに分け、分担する
作業をする方が複数いる場合は、
「封入物を折る」「複数の封入物をピッキングする」「封筒に入れる」「封筒に封をする」「宛名シールを貼る」と
作業を工程ごとに分け、分担して行うとスムーズです。

分担するほどの人員が確保できない場合は、
まずは１つの工程をすべて終えてから、次の工程へ移ることで、効率よく作業することができます。

・封筒や封入物の数を揃えておく
封入・封緘作業をする場合、「封入物の重複・漏れ」のミスが発生する恐れがあります。
あらかじめ、用意する封筒・封入物の数を揃えておくことで、作業終了時に重複や漏れに気付くことができます。
万が一数が合わなかった際、検品する必要があるため、
１回で用意する部数を50～100部程度にしておきましょう。

・右利き・左利きで配置を変える
右利きの人は右手で封入物を取り、正面で折り作業や封緘作業をした方がスピーディーに行えますが、
左利きの人は反対に配置した方が効率よく作業ができます。

わずかな時間の差ではありますが、円滑に作業を進められるよう、配置を工夫することがおすすめです。

また、作業は単調で長時間に及びます。
スムーズに作業ができるよう、必要なものは無理せずに手が届く場所に配置しましょう。

・指サックや紙めくりクリームを使用する
手が乾燥していると、封入物のピッキング作業がやりづらくなるので、指サックなどを使用しましょう。
書類を扱う際のすべり止めになる「紙めくりクリーム」という商品も販売されています。
指サックの異物混入が気になる場合は、そちらの使用もおすすめです。

まとめ

封入物をきれいに折る作業は、単純ではありますが神経を使う作業です。
さらに封入物が複数ある場合は、重複・入れ忘れがないよう注意が必要です。

封入・封緘は単純な作業ではありますが、神経を使う煩雑な作業です。
自社で行う場合は、人員・作業スペースの確保が必要となり、通常業務に差し障る可能性も出てきます。

慣れない作業のため、想定よりも時間がかかってしまったり、作業ミスが発生したりと、
コスト削減で自社で行ったはずが、かえってコストがかかってしまったということも起こりかねません。

キタガワ商会では、熟練のスタッフが、丁寧・迅速に封入・封緘作業を行います。

機械による折加工や、封入封緘、厚み検査なども導入しておりますので、
より早く、より正確に作業が可能です。

ぜひ、キタガワ商会にお任せください。

以上、「封入・封緘作業のコツと効率化の秘訣」でした。