ダイレクトメール発送代行・封入・宛名印字・折り加工のキタガワ商会、スタッフのMです。

日々の業務の中で、お客様から「信書とは何か？」という質問をよくいただきます。
信書の定義や発送方法について正しく理解することは、ＤＭ発送において非常に重要です。

そこで今回は、「信書とは？DMを送る際の注意点」というテーマでについてお伝えします。

信書とは？

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と
郵便法及び信書便法に規定されています。

「特定の受取人」とは、「差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者」です。

「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、
「差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えること」です。

表現が難しいので嚙み砕くと、
「特定の受取人」とは、個人や法人など、受け取る側の個人名や組織名が文章の中で記載されているものです。

また、「意思を表示し、又は事実を通知する」の部分は、差し出した側が、自分の考えや事実を伝えることです。

信書が遅れない発送サービス

なぜ、信書であるかどうかの判断が必要かというと、
信書には規定の送付方法が郵便法により定められているからです。

信書を規定外のサービスで信書を送ると、違反となってしまいます。

信書が発送できるのは郵便と認可を受けた企業の一部サービスです
（以下は一部です。）

・日本郵便
「定形郵便」「定形外郵便」「レターパック」「EMS」等

・佐川急便
「飛脚特定信書便」

日本郵便のサービスでも「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」は信書の発送ができません。
ヤマト運輸では現在のところ、信書を発送できるサービスはありません。

DMは信書に該当する？

具体的に信書に該当するもの、しないものは以下の通りです。

【信書に該当するもの】
・書状：ハガキや手紙など
・請求書：納品書、見積書、領収書
・会議招集通知：結婚式の招待状など
・許可書：免許証、表彰状など
・証明書：印鑑証明書、納税証明書など
・DM（内容により）

【信書に該当しないもの】
・書類
・カタログ
・小切手
・プリペイドカード
・乗車券（航空券、定期券、入場券など）
・クレジットカードなど
・会員カードなど
・DM（内容により）

DMの場合は文書の内容によって信書に該当するかどうかが異なります。
専門的な知識がなければ間違いかねないポイントがいくつも存在するため、信書であるかどうかの判断は難しくなります。

もし「このDMが信書に該当するかどうか」疑問に思われる場合は、キタガワ商会までご相談ください。

キタガワ商会は創業以来50年にわたり、様々な事業者様のダイレクトメール発送に関する業務をサポートしております。
豊富な経験をもとに、信書であるかどうかの判断から、最適な発送方法のご提案もさせていただきます。
ぜひご相談ください。

以上、「信書とは？DMを送る際の注意点」でした。