ダイレクトメール発送代行・封入・宛名印字・折り加工のキタガワ商会、スタッフのMです。

紙文書を電子化することで、紙の使用を減らす「ペーパーレス化」。
ビジネスの場だけでなく世間一般にも広がってきています。

コストの削減や事業の効率化を目指す企業にとって、ペーパーレス化は重要な手段です。
ペーパーレス化を進める中で、
「各部署が保管している過去の書類が膨大にある」
「自社でスキャニング作業を進めるには、リソースが足りない」
という事業者様も多くいらっしゃると思います。

キタガワ商会では、書類のスキャニングサービスを行っております。
今回は、「ペーパーレス化で業務効率もセキュリティも向上！キタガワ商会がサポートします」というテーマでお伝えします。

ペーパーレス化のメリットとは？

①コスト削減

ペーパーレス化のメリットとしてまず挙げられるのは、コスト削減です。

用紙代
印刷代
トナー代
ファイル代
印刷機器のリース代・メンテナンス費用
書類の郵送費用
廃棄費用

また、多くの紙文書を保管するとなると、物理的なスペースも必要となり、
倉庫や棚などの施設にかかる費用も必要となります。
ペーパーレス化を進めることで、オフィススペースを有効活用できますよ。

②業務効率UP！

ペーパーレスを実現し、書類をデジタルで保存することにより検索性が飛躍的に向上します。
データをクラウド上のストレージなどに保存することで、
必要な書類をすぐに検索でき、書類を探す手間を大幅に削減できます。
複数人での情報共有も容易になります。

また、社内決裁フローをオンラインで完結させることで、
申請→確認→承認と紙文書に押印し進めていたプロセスを、はるかにスピーディーに業務を進めることができます。

クラウドにデジタル化したデータを保存することで、リモートでの閲覧も可能となり、
幅広い働き型への対応が可能となります。

③セキュリティ強化

デジタル化したデータに、パスワードやアクセス権限を設定することで、セキュリティの強化にもつながります。

紙文書の弱点である、汚損・破損・紛失の心配もなく、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。
さらに、アクセスログを管理することで、誰がいつどの情報にアクセスしたかを把握できるため、 内部不正の防止にも役立ちます。

過去の紙文書はどうする？

紙で運用していた業務プロセスをデジタル化を進めるにあたり、過去の紙文書をどうするかという問題が発生します。
大量の紙文書を自社でデータ化するとなると、莫大な時間を必要とします。

キタガワ商会では、紙文書のスキャニングサービスを行っております。
プライバシーマークを取得しておりますので、重要な書類も安心してお任せください。

ぜひ、社内のペーパーレス化のサポートはキタガワ商会にお任せください。

まとめ

ペーパーレス化は、コスト削減、業務効率向上、セキュリティ強化につながります。
また、資源を削減できるため、環境にも優しい選択です。
SDGsの取り組みにもつながるため、企業イメージの向上も見込めます。

過去の紙文書の電子化は、プライバシーマーク取得のキタガワ商会にお任せください。
お問い合わせ、お待ちしております。

以上、「ペーパーレス化で業務効率もセキュリティも向上！キタガワ商会がサポートします」でした。